Vorsicht Kommunikationsfalle!

“Transparenz ist die Währung eines guten Teams“, sagt Nadine Soyez, Gründerin von Virtual Team Heroes in Frankfurt. Das gilt erst recht, wenn Menschen auf Distanz zusammenarbeiten, wie es mit Beginn der Pandemie plötzlich an der Tagesordnung war. Und diese Entwicklung lässt sich nicht rückgängig machen. Denn was zunächst als kurzfristige Lösung gedacht war, hat sich längst als „New Normal“ etabliert. Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen mobiles Arbeiten anbieten sowie kollaborative Techniken und Methoden nutzen.

Die braucht es vor allem auch, um die Erwartung der Generation Z zu erfüllen, die die Arbeitswelt gerade kräftig aufmischt: Schließlich ist sie mit anderen Möglichkeiten der Kollaboration aufgewachsen. Sie nutzt digitale Werkzeuge täglich, teilt über Social Media quasi pausenlos Informationen und erhält Feedback dafür. „Die junge Generation tickt anders. Ihr attraktive neue Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen, Formen der Kollaboration abseits der klassischen hierarchischen Berichtslinie anzubieten, macht Organisationen in der heutigen Zeit überlebensfähig“, erklärt Alexander Kluge, Geschäftsführer von Kluge+Konsorten, einer bekannten Unternehmensberatung in Berlin.

Die Veränderungen, die Pandemie und Nachwuchs bewirkt haben, bringen durchaus Vorteile – sowohl für die Unternehmen als auch die Beschäftigten. Beispielsweise gehört ein besserer Wissensaustausch dazu. „Wir sind enorm vielen Informationen ausgesetzt, können gar nicht mehr alles Wissen haben, um gute Entscheidungen zu treffen“, sagt Soyez, die dabei unterstützt, in der digitalen Arbeitswelt die eigenen Potenziale zu entfalten. „Wer kollaborativ tätig ist, kann sich austauschen und gegenseitig inspirieren.“ Das steigere zum einen die Kreativität und zum anderen Effizienz. Außerdem würde die Isolation vermieden, die ein Treiber für mentale Probleme sei. „Deshalb sollten Führungskräfte bei Remote Work darauf achten, dass ein guter Teamgeist herrscht.“

Obendrein brauchen die Beschäftigten ein bestimmtes Mindset. Zum Beispiel sollten sie im Umgang miteinander sehr offen sein. Kluge zufolge bedarf es auch einer Grundhaltung des Vertrauens und des Respekts voreinander. Um die Achtsamkeit zu fördern, gibt es in Konzernen wie SAP oder Siemens mittlerweile etliche Meditationsgruppen. „Da reibt man sich die Augen und denkt, das kann doch nicht sein“, so der Unternehmensberater. „Aber das passiert, weil auf dieser Ebene des Miteinanders eine neue Verbundenheit und mehr Vertrauen entstehen muss.“

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“Entscheider müssen verstehen, dass ihre Macht nicht mehr darauf beruht, über eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern zu verfügen.”

– Alexander Kluge, Kluge+Konsorten

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Neben dem Mindset kommt es auch auf das Skillset an, das einem Großteil der Beschäftigten aber noch fehlt. Die Werkzeuge der kollaborativen Arbeit sind vielfältig. „Allerdings werden die Methoden, die nötig sind, um die Werkzeuge anzuwenden, oft nicht gut genug geschult“, weiß der Experte aus Berlin. Schon die Frage, wie man ein digitales Whiteboard sinnvoll einsetze, verursache auf vielen Gesichtern Fragenzeichen.

Sich erfolgreich im virtuellen Raum zu bewegen, erfordert auch neue Skills im Bereich der Moderation, damit die Beschäftigten vor dem Rechner genauso bei der Sache bleiben wie die im Büro. Heutzutage finden die meisten Meetings ja als hybride Veranstaltungen statt. Laut Kluge braucht es auch eine Form der Selbstorganisation. Die müssen sich vor allem die Führungskräfte „draufschaffen“. Denn Führung bedeute zunächst einmal Selbstführung und das wiederum Selbstreflexion.

Einige Entscheider befürchten, dass kollaboratives Arbeiten ihre Machtbasis untergräbt. Dass Beschäftigte, die sich miteinander vernetzen, plötzlich ohne Führungskraft auskommen. „Entscheider müssen verstehen, dass ihre Macht nicht mehr darauf beruht, über eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern zu verfügen. Ihre wahre Macht liegt nunmehr darin, die Beschäftigten zu ermächtigen, gemeinsam erfolgreich werden zu können“, erläutert der Fachmann. Ergo müssen Führungskräfte lernen, auch einmal zurückzutreten, mehr als bisher zu delegieren. Indem sie loslassen, auf die Stärken der Mitarbeitenden vertrauen, ihnen gegenüber eine coachende Haltung einnehmen, können Entscheider sich ganz neu profilieren. Gefahr für die Machtbasis gehe also nicht von der Kollaboration, sondern veralteten Führungsmodellen aus.

Ein wirkliches Risiko ist allerdings die Überkollaboration. Wenn quasi jeder mit jedem zusammenarbeitet, kann eine Informationsflut entstehen, die sich nicht mehr handhaben lässt. „Um sich davor zu schützen, müssen die Teammitglieder entscheiden können, an welchen Stellen sie vernetzt arbeiten wollen und an welchen nicht.“ Das fange mit der Auswahl der Kanäle an. Früher gab es Briefe, dann folgten Faxe und schließlich E-Mails. Doch inzwischen existieren durch Teams und Co. so viele technische Möglichkeiten, miteinander in Kontakt zu treten, dass sich nicht nur mancher überfordert fühlt. „Damit müssen wir umzugehen lernen. Wir müssen auswählen können, was für uns relevant ist und was nicht.“

Ein Zuviel an Information und Kommunikation betrachtet auch Soyez von Virtual Team Heroes als Risiko. So beobachte sie immer wieder, dass Menschen von morgens bis abends an Online-Meetings teilnähmen und dadurch keine Zeit mehr hätten, selbst etwas zu bearbeiten. Manche Personen säßen sogar in Online-Meetings, um ein Online-Meeting vorzubereiten. Das sei völlig absurd. Um Überlastungen vorzubeugen, muss die Meeting-Kultur überdacht werden.

Auch die Kommunikation an sich birgt gewisse Risiken. Wer auf Distanz arbeitet, kommuniziert meist in schriftlicher Form, sei es in Chats oder per E-Mail. Dabei kann es passieren, dass die Mitteilung beim anderen nicht so ankommt wie ursprünglich beabsichtigt. „Es ist erwiesen, dass wir schriftliche Nachrichten eher negativ als positiv oder neutral interpretieren“, sagt Soyez. „Und wenn ich nicht weiß, wie ich meine Intention richtig formuliere, bildet die Kommunikation einen Konfliktherd.“ In diesem Zusammenhang empfiehlt sie das sogenannte Rich-Media-Konzept: Es besagt, dass die Kommunikationskanäle je nach Situation gewählt werden sollten. „Und je komplexer eine Nachricht ist, desto eher sollte ich in Echtzeit kommunizieren.“

Doch selbst, wenn alles bedacht wird, läuft Kollaboration nicht immer reibungslos ab. Denn: „Wer offline nicht zusammenarbeiten will, wird es online auch nicht tun“, so Kluge. „Wir erreichen digitalen Wandel nicht durch die Implementierung schöner neuer Tools, sondern durch die Schaffung von Rahmenbedingungen, in denen eine neue Kultur des Miteinanders gedeihen kann.“