Meeting-Termin gesucht für 6 Personen, 4 in Präsenz, der Rest kommt digital dazu. Zwei der Teilnehmenden arbeiten freitags nie, zwei andere wiederum in Teilzeit und sie verlassen das Unternehmen spätestens um 15 Uhr. Wer sich um solch einen Termin kümmern muss, hat zu tun. Nehmen wir an, heute ist Teammitglied Anna an der Reihe mit der Terminfindung, eine Assistentin oder einen Assistenten hat sie nicht, um diese Aufgabe zu delegieren. Anna plant– schon in weiser Voraussicht – mehr Arbeitszeit ein für dieses To Do: Sie muss alle digitalen Kalender des Teams checken, alle Bedürfnisse unter einen Hut bekommen. Ist der passende Termin gefunden, könnte es jedoch sein, dass der entsprechende Meeting-Raum bereits ausgebucht ist. Nicht zu vergessen: Sie muss freundlich und geduldig bleiben, wenn ein Kollege nach 15 Minuten das erste Mal nachhört: “Na, steht unser Termin schon?”
Künftig könnte stattdessen Eddi ins Spiel kommen. Er ist ein Digital Workspace Assistant, steht rund um die Uhr zur Verfügung, hat immer gute Laune und ist sogar empathisch. Im Wandel der Arbeitswelt, wo Künstliche Intelligenz (KI) von vielen Menschen als Bedrohung empfunden wird, soll Eddi bewusst unterstützend auftreten. Wenn Anna ihm den Auftrag mitteilt, hat er innerhalb weniger Sekunden die Lösung für sie parat und kann den Auftrag direkt erfüllen. Indem Eddi alle Kalender checkt und auch den passenden Raum findet. Wobei – finden trifft es nicht ganz genau auf den Punkt. Eher stellt Eddi eine passende Raumkonfiguration her, die sich genau für die Arbeitssituation anbietet. Denn hinter Eddi steckt ein smartes System – eine Künstliche Intelligenz – die nicht nur Koordinationsaufgaben abnimmt, sondern auch Räume aufgrund von Anforderungen gestalten kann. Funktionieren kann das alles als Office-Paket, weil sich kreative Raumdesigner, die New Work räumlich denken, mit einem KI-Spezialisten zusammengefunden haben. Ihr Gemeinschaftsprodukt soll Mitarbeitende entlasten und produktiver machen.
Raumkonzepte und Digitalisierung gesamtheitlich denken
Prof. Nikolaus Hafermaas und Rico Zocher, beide Managing Partner von Graft Brandlab in Berlin, begleiten seit 2020 Unternehmen in der Transformation, um sie über smarte Raumkonzepte als starke Marken und attraktive Arbeitgeber zu positionieren. Sie passen auch ehemals konservative Büroumgebungen den Anforderungen einer neuen Arbeitswelt an. Als eines ihrer Referenzprojekte nennen sie im Gespräch die Räumlichkeiten von Gebr. Heinemann in Hamburg. Räumliche und funktionale Anforderungen wurden neu definiert und in dynamische Raumkonzepte für Arbeits- und Gemeinschaftsflächen übersetzt.
Immer mit der Idee, dass Mitarbeitende mit Begeisterung in den Büroräumen arbeiten wollen anstatt im Homeoffice zu bleiben. „Wir müssen die Office-Umgebung so gestalten, dass wir schon in der Planung die Bedürfnisse der Menschen kennenlernen, verstehen und im besten Fall ihre zukünftigen Wünsche antizipieren”, erläutert Hafermaas. Raumkonzepte und Digitalisierung gesamtheitlich zu denken, sei mit der wichtigste Schritt und ein absolutes Zukunftsthema.
Der dritte Ideengeber im aktuellen Raum-KI-Projekt ist Dr. Detlev Herbst, Retail Creator & KI-Enthusiast. Er hat Eddi erfunden und entwickelt. Herbst ist Markenstratege im Bereich Retail und gestaltete unter anderem Autohäuser für Mercedes Benz. Immer mit dem Fokus auf wegweisender Technologie, die auf die Kundenbindung einzahlt. Die Kombination ihrer Disziplinen sehen die drei Experten als Innovation an, um starke Produkte – Bürokonzepte – in Kombination mit KI-Lösungen für Mitarbeitende zu kreieren.
Bis Ende November war ihr KI-Office-Projekt inklusive Eddi als experimentelle Installation am Berliner Standort der Agentur Graft Brandlab zu besichtigen und zu erleben. Die Experten demonstrierten Besuchern und potenziellen Kunden einen Auszug ihrer Vision einer zukunftsgerichteten Officeumgebung – digitalaffin und unterstützt von KI. Bei solch einer Installation ist es Nikolaus Hafermaas wichtig zu veranschaulichen, dass KI keine Bedrohung für die Arbeitswelt sein muss: „Smart gedacht in Raumkonzepten können Ressourcen neu und nachhaltiger eingeteilt werden.” Rico Zocher faszinieren die Zahlen hinter dem Projekt. Ein Beispiel: Büroflächen, deren Raumkonzepte wandelbar sind, können kleiner geplant werden als bisher. „Statt 1000 Quadratmeter Fläche werden noch 800 benötigt, diese werden intelligenter genutzt.” Detlev Herbst will über Eddi demonstrieren, wie KI im Alltag ein guter Kollege sein kann. „Auch ein demokratischer Aspekt steckt darin”, sagt er. Jeder könne künftig eine Assistenz haben, die sich in naher Zukunft sicherlich zu einem Kollegen KI wandeln werde. Für alle Mitarbeitenden, nicht nur für den CEO, entstünden deutlich mehr Freiräume für Kreativität. Das würde Jobs aufwerten, auch könnten Karrieren sich schneller sowie vielseitiger entwickeln.
Perspektivisch selbstlernend
Was kann Anna, die immer noch einen Termin für alle sucht, heute schon von Eddi erwarten? Im Experimentierlabor – dem „Cognizant Workspace“ in Berlin-Mitte, bekäme sie schon einen spannenden ersten Eindruck von Eddi: Sie kann ihn ansprechen, er reagiert freundlich, geduldig und schnell auf die komplizierte Anforderung für das geplante Meeting und er demonstriert eine Verwandlung der Räume. Derzeit sind es Vorhänge statt Wände, die sich neu sortieren – aber der Eindruck, wie es in Zukunft funktionieren könnte, wird konkret.
Durch die Live-Demonstration ihrer Idee am Standort der Agentur Graft Brandlab möchten die Experten Interesse bei Unternehmen wecken. Gleichzeitig gehen andere eigene Marken- und Employer-Branding-Projekte weiter. „Wir glauben fest an unser gemeinschaftliches Produkt”, bekräftigen die Experten. Eddi soll im Wandel vom digitialen Assistenten, der Termine und Räume koordiniert, langfristig zu einem digitalen Concierge und kompetenten Kollegen auf Augenhöhe werden. Zurück zu Anna: Wenn sie Eddi im Showroom derzeit um eine Tasse Kaffee bittet, kann er ihr nicht weiterhelfen. Das wird sich ändern, wenn das System immer mehr die Bürobedürfnisse der Mitarbeitenden kennt und mitlernt. Auch in den fachlichen Disziplinen könne nach und nach Kompetenz aufgebaut werden, so Herbst. Denn eine KI wird besser, wenn sie mit den richtigen Fachinformationen gespeist wird.
Entscheiden sich Unternehmen für “eine Zusammenarbeit mit Eddi”, soll das langfristig über ein Lizenzmodell erfolgen. Zum Start ist eine Testphase vorgesehen. „Bei der Kostenkalkulation unterscheiden wir zwischen der Umsetzung der KI-Prototypen bzw. der KI-Demoinstallationen und der finalen technischen Umsetzung, die auf den Erkenntnissen der Demoinstallation basiert”, so die Experten. Die Demoinstallation soll “der Meinungsbildung dienen“, daraus die Umsetzung abgeleitet werden. Kostenpunkt? „Eine zwei- bis dreiwöchige Demoinstallation plus Workshops und Ableitung eines Business Cases liegt im mittleren fünfstelligen Bereich.“
Die Agentur Graft Brandlab, ein Schwesterunternehmen des Architekturbüros Graft, beschäftigt sich seit ihrer Gründung mit Marken-, Employer-Branding- sowie Workplace-Strategien und ihrer Umsetzung. Zu ihren Kunden gehören außer Montblanc beispielsweise Coca-Cola oder die Deutsche Kreditbank. Detlev Herbst, zusammen mit Sohn Paul Herbst der Erfinder von Eddi, bietet seit 2022 freiberuflich Markenstrategie und KI-gestützte Verkaufstools für den Retail-Bereich an.
